"Arrangeren & orkestreren"

De training Contractmanagement welke door Sense FM samen met Focus wordt verzorgd, is ook op in-company basis te volgen. Dit betekent dat er een maatwerk plan van aanpak en training wordt ontwikkeld, specifiek voor uw organisatie of afdeling. Om een indruk te geven van de inhoud van een maatwerktraject, is op deze pagina het traject weergegeven van een van onze opdrachtgevers. Indien u interesse heeft in deze training, wordt uiteraard een specifiek voorstel gemaakt.

Stap 1. Competentiescan en vaststellen (individuele) doelstellingen
Om de vaardigheden per medewerker vast te stellen wordt een competentiescan uitgevoerd. De competentiescan wordt online ter beschikking gesteld. Per persoon wordt op basis van een spinnewebdiagram de sterke en minder sterke punten vastgesteld. De resultaten worden schriftelijk teruggekoppeld. Tevens worden deze besproken in individuele intakegesprekken met de trainer, waarbij ook de wensen en ambities worden geïnventariseerd. Op basis van de resultaten van de competentiescan en de intake gesprekken worden individuele doelstellingen vastgesteld. De doelstellingen vormen het vertrekpunt voor de inrichting van de training. Na afloop wordt vastgesteld in welke mate de doelstellingen zijn behaald. De benodigde tijd voor de intake gesprekken bedraagt ¾ uur per persoon.

Stap 2. De training CM ”arrangeren en orkestreren”
Voorbereiding
De opdrachtgever verstrekt aan Sense FM en Focus relevante documenten en informatie zodat voorafgaand aan de training een beeld ontstaat van de status van de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn beleid- en visiedocumenten. Hierdoor kunnen Sense FM en Focus aanhaken bij de huidige status.

De 3 trainingsdagen kennen de volgende thema’s:

Dag:
1 Contractmanagement: perspectief, methodiek en tools
2 Communicatie
3 Rolverdeling en taken/ Invloed op leveranciers

De competentiescan is een middel om een ontwikkeling bij de deelnemers te bewerkstelligen. Dit wordt ingezet voor de ontwikkeling van de vaardigheden. De training beslaat 3 dagen, waarvan 1,5 dag (dag 2 en dagdeel dag 3) op vaardigheden wordt getraind. Feitelijk betekent dit dat de medewerkers daarna ook zelf aan de slag dienen te gaan met de geformuleerde doelstellingen vanuit de competentiescan. Navolgend worden de thema’s geconcretiseerd.

Dag 1: Contractmanagement: perspectief, methodiek en tools
Op de 1ste dag wordt het fundament voor de training gelegd. Na een kennismaking wordt de werking van contractmanagement verduidelijkt op basis van definities en theoretische modellen. Contractmanagement staat niet op zichzelf en maakt integraal onderdeel uit van facility management. Het regie plusmodel en het cyclisch inkoop procesmodel geven de onderlinge relaties duidelijk weer. Aansluitend wordt contractmanagement –op hoofdlijnen- verder uitgewerkt op basis van:

• Visie(s) op contractmanagement
• Methoden en technieken
• K3 model
• Organisatie ontwikkelmodellen
• Risico’s en randvoorwaarden

Verder wordt stilgestaan bij de methodiek van contractmanagement en het toepassen van instrumenten voor uw organisatie. Onderwerpen zijn bijvoorbeeld:

• Visie op contractmanagement 
• Decentraal versus centraal
• Vaststelling van klanten en opdrachtgever(s),
• Relatie demand organisatie versus supply organisatieTools/Instrumenten ter monitoring
• Verschillen per product/dienst
• Modellen van performance management (INK, Balanced Scorecard, EFQM etc.)

Als voorbeeld zal ingegaan worden op één of meerdere contracten waarbij de risico’s voor uw organisatie specifiek zullen worden aangegeven. Instrumenten zijn gebaseerd op een balans in K3 (kwaliteit, klanttevredenheid en kosten). Per aandachtsgebied worden de instrumenten benoemd die daadwerkelijk worden opgenomen in een programma van contractmanagement. De instrumenten welke uw organisatie generiek wil gaan toepassen alsook specifiek voor de diverse diensten en producten zullen in kaart worden gebracht.

Onderstaand zijn voorbeelden opgenomen per aandachtsgebied.
1. Kwaliteit
2. Klantbeleving
3. Kosten

• SLA audit
• Proces audit
• ettelijke audit
• Snelcheck
• Mutatiebeheer
• Klachtenanalyse
• KTO
• Flits enquêtes
• Mystery visit
• Klantenpanel
• O.G. beoordeling
• Man. Info beheer
• Financiële audit
• Factuurcontrole
• Begrotinganalyse
• Evalueren en optimaliseren
• Plannen en uitvoeren

De dag wordt afgesloten met de uitleg van de opdracht voor de volgende bijeenkomst. Die in het kader staat van communicatie.

Resultaat dag 1
Het resultaat van dag 1 is dat inzicht bestaat in het begrip en theoretisch kader van contractmanagement en de werking in de praktijk. Eenduidigheid van begrippen wordt bewerkstellig, hetgeen de synergie binnen uw organisatie ten goede zal komen. Verder wordt de methodiek en toepassing van instrumenten (generiek en specifiek) van contractmanagement binnen uw organisatie op contractmanagement in de loop van de dag ontwikkeld. Sense FM zal binnen 10 werkdagen na afloop van de training een beknopt verslag van dag 1 aanleveren aan de opdrachtgever.


Dag 2: Communicatie
Bij aanvang wordt de in de tussentijd verder aangescherpte visie en methodiek besproken en worden de doelstellingen voor contractmanagement binnen uw organisatie vastgesteld. Nu het fundament is gelegd kan op specifieke aspecten van contractmanagement worden ingezoomd. Communicatie is een niet te onderschatten aspect. Hierbij wordt onderscheid gemaakt naar klantcommunicatie en leverancierscommunicatie. Als werkvorm wordt een communicatiestructuur ontwikkeld op verschillende niveaus (strategisch, tactisch en operationeel). Ook worden de onderwerpen die besproken worden per overleg vastgesteld en een opzet voor een vaste agenda. In het tweede deel van de ochtend en de middag ligt de nadruk op inzicht in de eigen communicatiestijl. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een trainer acteur. In het bijzonder wordt ingezoomd op de specifieke competenties van de deelnemers, die zijn afgeleid vanuit de competentiescan. Deelnemers worden in de gelegenheid gesteld om zelfvertrouwen op te doen met de vaardigheden die men goed beheerst en te oefenen met situaties waar ontwikkeling dient plaats te vinden. Als werkopdracht krijgen deelnemers specifieke cases mee, waar men met collega’s en of in de privésituatie mee kan oefenen.

Resultaat dag 2
Het resultaat van dag 2 is dat een duidelijk fundament voor contractmanagement is gelegd inclusief communicatiestructuur, van waaruit de deelnemers verder kunnen ontwikkelen. Het verkregen inzicht in de eigen communicatiestijl dienen de medewerkers toe te passen in gesprekken.

Dag 3: Rolverdeling en taken/ Invloed op leveranciers 
De laatste dag staat in het teken van rolverdeling/taken en invloed uitoefenen op leveranciers. Gestart wordt met een evaluatie van de mate waarin het geleerde van dag 2 is toegepast in de praktijk. Vervolgens wordt gestart met het thema van dag 3, namelijk rollen, taken en invloed op leveranciers.

Rolverdeling/taken
Rollen en taken worden concreet uitgewerkt in een RACI model. Hiermee wordt een belangrijke procesvoorwaarde ingevuld voor de uitvoering van contractmanagement. Het RACI model geeft aan wie Responsible, Accountable, Consulted en Informed is binnen de organisatie.

Invloed op leveranciers
Het middagdeel bestaat uit het opdoen van meer ervaring in het omgaan met leveranciers en de eerder geleerde vaardigheden. De persoonlijke invloed op het succes van contractmanagement komt hierbij nadrukkelijk aan bod. De verbinding wordt gelegd met de bij aanvang uitgevoerde
competentiescan.

In het bijzonder komen de volgende aspecten aan bod:
• Feiten en interpretatie
• Effectieve communicatie
• Referentiekader en vooroordelen.
• Verbale en non-verbale vaardigheden
• Overtuigingen die uw invloed bevorderen en belemmeren (omgaan met weerstanden)
• Persoonlijke voorkeursstijl en het effect daarvan
• Flexibel inzetten van de verschillende stijlen

Resultaat dag 3
Het resultaat van dag 3 is dat medewerkers beschikken over een concreet handvat voor de dagelijkse werkzaamheden op basis van een RACI model. Verder kunnen medewerkers in gesprekken terugvallen op verschillende stijlen om leveranciers te managen en een maximaal resultaat te bereiken. De training wordt afgesloten met een evaluatie en het vaststellen van de status van specifieke ontwikkelpunten. Gezien de korte doorlooptijd is te verwachten dat bepaalde competenties nog verder ontwikkeld moeten worden. Hier zullen per deelnemer richtlijnen voor worden aangeleverd. De deelnemers ontvangen een certificaat van deelname en op de goede afloop wordt een toast uitgebracht.

* De training Contractmanagement kan zowel in bovenstaand programma verzorgd worden, als in een programma van 5 dagen. Hierin wordt dan onder andere aandacht besteed aan het thema 'persoonlijke effectiviteit' in combinatie met contractmanagement.

Bent u geïnteresseerd in deze in-company training? Of heeft u interesse in de open training? 

Klik hier om meer informatie op te vragen over de training Contractmanagement.